Meddig kell a számlákat megőrizni?

2020-08-03 12:30

Könyvelőként számtalanszor találkoztam azzal a kérdéssel, hogy meddig kell a számlákat megőrizni? Sok tévhit van ezzel kapcsolatban, amit most szeretnék eloszlatni!

 

Kezdjük azzal, mit kell megőrizni?

Az első tévhit, hogy csak a számlákat! Hát nem! A számlákon kívül ide tartoznak a bevallások, a mérlegek, a leltárak, a munkaügyi papírok (jelenléti ív, munkaszerződés, bérfizetési jegyzék, analitikák, stb.). A könyvelő a kimutatásokat, analitikákat megőrzi, de nem kötelessége. Ha megszűnik a szerződése, akkor mindent átad, ezeket is. Persze a legtöbb könyvelő tudja, saját érdekében archiválja azokat az analitikákat, kimutatásokat, bevallásokat, amit készít, de számítani erre nem szabad.

 

Most nézzük meg, kinek kell a fentieket megőrizni?

Újabb tévhit, hogy a csak vállalkozóknak (cégeknek, egyéni vállalkozónak, őstermelőnek, stb.). Az igazság az, hogy szinte mindenkinek, a magánszemélyeknek is, még akkor is, ha nem folytatnak vállalkozói tevékenységet. Miért? Hát, mert nyugdíjba fog majd valamikor menni! Ehhez nem árt, ha minden bevallás, munkaszerződés, stb. megvan! Tapasztalataim szerint főleg a 90-es évek időszaka problémás! De jól jön vagyonosodási vizsgálat esetén is, ha minden papírt eltettünk!

Akkor most vegyük számba, milyen törvények vonatkoznak erre? Tévhit szerint csak az adótörvények, azonban a számviteli törvény is előír megőrzési kötelezettséget, ráadásul hosszabb ideig, mint az adótörvények! Ennek oka a mérleg, és az abban szereplő számok. A mérleg alapján értékelik egy cég vagyonát, részvényeinek értékét. Sokszor fordul elő, hogy ezeket a számokat „kozmetikázzák”, hogy hitelt kaphassanak vagy a részvény tőzsdei értéke magasabb legyen! 

 

Most már csak azt kellene tisztázni, mit, meddig kell megőrizni? 

De mielőtt erre rátérnénk, újabb tévhitet oszlassuk el! A megőrzés ideje nem a számla keltétől számít! Mindig a bevallás, adatszolgáltatás beadásának határidejétől, önellenőrzés esetén, az önellenőrzés beadásának idejétől. Példával illusztrálva:

egy KFT 2017. 01. havi ÁFA bevallását 2017.02.20-ig kellett beadnia. Normál esetben 2017.02.20-tól kell számolni a megőrzés idejét. De rájönnek, hogy rosszul számoltak, így 2018.03.11-én önellenőrzést nyújtottak be a 2017.01. havi bevallásra. Ebben az esetben már 2018.03.11-e a megőrzés kezdeti dátuma. Szóval érdemes figyelni az önellenőrzések dátumára is!

Térjünk vissza a mit, meddig és kinek kérdésekre! Itt ketté kell választani, ki tartozik a számviteli törvény alá és ki nem. Ez azért fontos, mert a számviteli törvény hosszabb megőrzési időt ír elő. A számviteli törvény csak cégekre vonatkoznak, de azok közül is csak azokra, akik nem tartoznak a KATA (kisadózó vállalkozó, nem összekeverendő a KIVÁ-s vállalkozással, aki a számviteli törvény hatálya alátartozik) vagy az EVA (egyszerűsített vállalkozói adó) törvény hatálya alá. Az alábbi felsorolás tartalmazza a mit és meddig kérdésre a választ!

Számviteli törvény hatálya alá tartozó esetében:

  • 10 évig: mérleg, leltár és azt kiegészítő analitikák, számlatükör
  • 8 évig: számlák, főkönyvi kartonok, pénztárgép szalagok

Számviteli törvény alá nem tartozó esetében:

  • 5 évig: számlák, analitikák, leltárak, pénztárgép szalagok

Speciális megőrzési szabály vonatkozik a tárgyi eszközökre, immateriális javakra. Ezek leírása akár 50 évig is eltarthat, így ezek számláit célszerű megőrizni, míg a selejtezésük, eladásuk után el nem telik 5 év, a számviteli törvény hatálya alá tartozóknál 8 év!

Nem selejtezhetők a munkaügyi nyilvántartások, munkaszerződések, aminek az oka a már említett nyugdíj. Nem csak arra kell gondolni, hogy mi megyünk nyugdíja, hanem a volt alkalmazottunk. Jelenleg a törvények megkövetelik ezeknek a papíroknak a korlátlan megőrzését! Természetesen a jelenléti ívek 5 év után selejtezhetőek, a nyugdíjszámításhoz nincs szükség rájuk!